Do zadań Referatu Ewidencji  należy w szczególności:

• prowadzenie ewidencji i kontroli aktywów trwałych obejmujących wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe podlegające amortyzacji okresowej, środki trwałe podlegające amortyzacji jednorazowej – tzw. „pozostałe środki trwałe” oraz środki trwałe nie ujmowane w ewidencji księgowej – tzw. „przedmioty niskocenne”, w tym:
  1. wprowadzanie do ewidencji na podstawie wystawianych dokumentów przyjęcia,
  2. dokonywanie zmian wynikających ze zmiany miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej,
  3. usuwanie z ewidencji aktywów przekazanych do likwidacji lub zlikwidowanych, sprzedanych albo przekazanych innym komórkom organizacyjnym;
• prowadzenie ewidencji aktywów trwałych użyczonych jednostkom zewnętrznym;
• prowadzenie ewidencji aktywów trwałych użytkowanych przez Straż Miejską na podstawie umów najmu lub użyczenia;
• prowadzenie ewidencji aktywów trwałych przekazanych do likwidacji;
• prowadzenie ewidencji aktywów przejętych od jednostek zewnętrznych znajdujących się w tymczasowych punktach przechowywania;
• okresowe (miesięczne kwartalne i roczne) uzgadnianie prowadzonej ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych z Wydziałem Budżetowo-Księgowym;
• znakowanie środków trwałych w celu zapewnienia ich identyfikacji;
• przeprowadzanie okresowych kontroli lub inwentaryzacji składników majątku będących na stanie komórek organizacyjnych Straży Miejskiej;
• koordynowanie działań wyjaśniających podejmowanych w przypadku zidentyfikowania braków/nadwyżek aktywów trwałych;
• organizacja procesu likwidacji lub sprzedaży zbędnych aktywów trwałych, w tym znajdujących się w tymczasowych punktach przechowywania, we współpracy z komisją likwidacyjną;
• weryfikacja rozliczeń pracowników Straży Miejskiej z tytułu zdawanych aktywów, za które ponosili odpowiedzialność materialną;
• przekazywanie dokumentów związanych z gospodarowaniem środkami trwałymi do Wydziału Budżetowo-Księgowego oraz innych komórek organizacyjnych Straży Miejskiej;
• zapewnienie właściwych warunków pracy komórek organizacyjnych Straży Miejskiej przez zaopatrywanie ich w niezbędne do realizacji zadań wyposażenie, artykuły, sprzęt i urządzenia do użytku biurowego;
• zaopatrzenie mundurowe pracowników Straży Miejskiej;
• przyjmowanie, analiza zapotrzebowań zgłaszanych przez komórki organizacyjne Straży Miejskiej i ich realizacja w zakresie wyposażenia, artykułów, sprzętu i urządzeń do użytku biurowego;
• planowanie wydatków, w tym przygotowywanie projektu rocznego planu zamówień publicznych leżących poza zakresem działania Wydziału Informatyki i Łączności, Wydziału Kadr, Referatu Obsługi Gospodarczej oraz Referatu Obsługi Środków Transportowych,
• udział w komisjach przetargowych, przygotowywanie dokumentów i danych niezbędnych do wyłonienia wykonawcy w postępowaniach związanych z udzieleniem zamówień publicznych leżących poza zakresem działania Wydziału Informatyki i Łączności, Wydziału Kadr, Referatu Obsługi Gospodarczej oraz Referatu Obsługi Środków Transportowych;
• realizacja zamówień publicznych niewymagających stosowania przepisów ustawowych, w zakresie wszystkich zadań realizowanych w Straży Miejskiej, zgodnie z procedurami określonymi w regulacjach wewnętrznych Straży Miejskiej;
• gromadzenie i przygotowywanie do archiwizacji dokumentacji z przebiegu zamówień publicznych niewymagających stosowania przepisów ustawowych;
• przygotowywanie projektów umów w zakresie przedmiotu zamówienia, warunków i terminów dostaw związanych z zaopatrzeniem komórek organizacyjnych Straży Miejskiej w niezbędne do realizacji zadań wyposażenie mundurowe, artykuły, sprzęt i urządzenia do użytku biurowego;
• monitorowanie stanu zapasów magazynowych i utrzymywanie na odpowiednim poziomie we współpracy z Referatem Gospodarki Magazynowej poprzez planowanie i dokonywanie zakupów bieżących;
• sprawowanie kontroli nad zużyciem materiałów i wyposażenia przez poszczególne komórki organizacyjne Straży Miejskiej we współpracy z Referatem Obsługi Magazynowej;
• realizacja zawartych przez Straż Miejską umów w ramach zadań realizowanych przez referat, w tym: monitorowanie terminowości dostaw i ich zgodności ze specyfikacją zamówienia, prowadzenie spraw związanych z reklamacjami;
• weryfikacja pod względem merytorycznym rachunków i faktur otrzymywanych w ramach zadań realizowanych przez referat i ich przekazywanie do Wydziału Budżetowo-Księgowego;
• realizowanie zaleceń wynikających z przeprowadzonych kontroli i audytów z zakresu zadań realizowanych przez referat.